Muchas organizaciones apoyan la práctica de automatizar procesos para fortalecer  y garantizar el alcance de mejores resultados con el fin de buscar formas más eficientes de realizar actividades. Por lo tanto las tareas que se realizan de manera manual se puede realizar en forma digital, así pues los colaboradores pueden dar valor agregado a otras tareas. De modo que genera alto impacto en la disminución de costos y un mejor aprovechamiento del tiempo,  generando mayor eficiencia y productividad.

Automatizar procesos trae buenos beneficios para las organizaciones, requiere planificación, definición de objetivos y prioridades. Por lo que existen procesos que pueden ser automatizados. Conozca los beneficios de la automatización de procesos.

Tipos de procesos que pueden ser automatizados por medio de PSFlow BPM

Existen varios tipos de procesos que se pueden automatizar a través de PSFlow, de los cuales le comentamos:

• Procesos Repetitivos: Comenzar por los procesos repetitivos es más simple, los resultados pueden ser comprobados en poco tiempo teniendo éxito ya que se puede visibilizar junto a los gestores otro tipo de iniciativa.
• Procesos con gran cantidad de errores: Los flujos de trabajo generalmente visibilizan áreas de trabajo que involucran gran cantidad de personas, por lo que se puede observar las fuentes de atrasos, los errores, el retrabajo que a la larga generan costos innecesarios para la empresa, de modo que la automatización puede prevenir este tipo de situaciones.
• Procesos demasiado lentos: Algunos procesos dependen de cuestiones legales, y para avanzar son necesarios de esa acción externa que no están bajo el control de la empresa, por lo que si estas actividades se logran automatizar se puede evitar la pérdida de información.
• Procesos dispersos: Existen procesos de negocio que no se encuentran centralizados que dificultan el acompañamiento, el control de plazos y de responsabilidades. De modo que la automatización de este proceso puede traer consigo la agilidad de centralizar la información.

Un BPM puede ser definido como una estrategia para administrar y mejorar el desempeño de una organización, las actividades por medio de un BPM abarcan concepciones y descubrimientos por medio de la implementación y de la gestión de la ejecución de procesos respetando las etapas:

• Modelaje de procesos de negocio 

Se modela el proceso, o sea se hace una descripción visual de la secuencia de actividades, flujos y responsables.

• Automatización del proceso 

Proceso diagramado, para dar uso a la tecnología. Se trata de traducir el proceso de modelado en algo ejecutable.

• Medición y análisis del proceso 

Debe de haber un automatizado con un sistema, se precisa identificar principales indicadores de desempeño

• Mejora y perfeccionamiento

Una vez que se haya cumplido con las etapas anteriores, es hora de detectar oportunidades de mejora. Ajustes en las cargas de trabajo, redistribución de recursos y eliminación de actividades que no agregan valor, son ejemplos de mejoras que se pueden perfeccionar.

PSFlow es un BPM que ayuda a mejorar la productividad, la rentabilidad y ofrece muchas ventajas. Las compañías pueden gestionar además los procesos de negocio y controlarlos mejor para que las personas responsables de cada departamento puedan actuar de manera más rápida y tomar decisiones para lograr así recortar gastos.

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Para empezar, un proceso se define como un conjunto de operaciones sucesivas a las que se somete algo para transformarlo. Entendido esto, se podría afirmar que los procesos están en todas partes. Desde la transformación de materias primas en productos tangibles, hasta el procesamiento de información necesario en el desarrollo de un servicio. De igual forma un proceso puede tener por resultado final a un consumidor o cliente, así como a un usuario interno de la empresa.

La automatización de procesos consiste en diseñar flujos de trabajo (workflows) con el fin de usar la capacidad de los sistemas informáticos para llevar a cabo determinadas tareas, de esta forma reduciendo y/o eliminando la participación de personas en el monitoreo y control de las mismas.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos en las empresas?

• Dar seguimiento a partir del control de procesos de manera detallada y completa, en que se puede conocer el status de forma inmediata.
• Reducción en el tiempo de los procesos.
• Obtención de indicadores de desempeño en tiempo real.
• Identifica los cuellos de botella, las tareas que se repiten o aquellas tareas que no dan valor a la empresa.
• Facilita la búsqueda de información.
• Notifica automáticamente alertas de lo ocurrido o de un proceso.

En un negocio con un proceso de manual es posible detectar oportunidades y hacer un seguimiento hasta que se concreten. Un flujo de trabajo nos ayuda a entender y mejorar los procesos, porque permite medir la ejecución de los procesos, optimizarlos e instrumentarlas, así como aumentar significativamente el control de las actividades de los trabajadores que están involucrados en los procesos. 

Los flujos de trabajo reducen considerablemente los errores de tipeo, la falta de atención, pérdida de información y otros problemas que pueden limitar la ejecución y análisis de procesos.

PSFlow se ajusta a las necesidades de su empresa

Para que una organización innovadora y actualizada tenga éxito es necesario que se establezcan flujos de trabajo automatizados. PSFlow permite mejorar la productividad empresarial corrigiendo errores antes de que se produzcan.

PSFlow es un servicio que permite a diversas organizaciones agilizar, ordenar y evaluar el trabajo, gracias a sus formularios que proveen datos en tiempo real, adaptables a cualquier necesidad.

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¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatizar los flujos de trabajo consiste en definir una serie de tareas para completar un proceso y luego eliminar todos los pasos manuales. Es como ver organizar las fichas de un dominó y ver como caen en un patrón armonioso y orquestado.

¿Cómo le ayuda la automatización del flujo de trabajo?

Desde la administración hasta las finanzas, y desde TI hasta marketing, la automatizar los flujos de trabajo puede liberar a todos los departamentos de la carga de los procesos manuales. A continuación ejemplos de cómo todos los departamentos de su empresa pueden beneficiarse de un software como PSFlow:

Recursos humanos:

• Reduzca drásticamente el papeleo
• Busque, verifique y reclutar candidatos más rápido con aprobación automatizada
• Asegure el cumplimiento en todos los procesos
• Mejore la visibilidad del flujo de trabajo
• Proporcione una experiencia de incorporación / salida más rápida

Finanzas:

• Simplifica la gestión de documentos
• Ahorra tiempo en el proceso de aprobación
• Programa pagos automáticos para facturas recurrentes
• Crea un sistema de gestión de nómina inteligente
• Integra datos con otro software de contabilidad

Mercadeo:

• Delegue tareas repetitivas y serviles al sistema
• Colabore en flujos de trabajo con compañeros de equipo en múltiples ubicaciones
• Asegure de que todo el contenido sea aprobado por los ojos adecuados
• Establezca un proceso consistente para nutrir y da seguimiento a clientes potenciales de calidad
• Dirija automáticamente varias campañas y supervise desde un panel unificado

Ventas:

• Simplifique la creación de listas estandarizando el proceso
• Asegure que todos los clientes potenciales reciban el mismo tratamiento de alfombra roja
• Nunca deje que un cable se deslice por las grietas debido a un error
• Obtenga informes y análisis detallados sobre los procesos en curso
• Envíe correos electrónicos contextuales de bienvenida, agradecimiento o promocionales

Tecnologías de información:

• Asigne tickets y escaladas a los miembros del equipo disponibles
• Evite las solicitudes de soporte duplicadas
• Confirme las actualizaciones programadas con las partes interesadas
• Controle la TI en la sombra
• Gestione los activos y realice un seguimiento de las tendencias de uso

PSFlow se ajusta a la medida de su empresa

PSFlow es el software BPM que le permite automatizar los flujos de trabajo de su empresa, eliminando los obstáculos y procesos manuales. PSFlow se adapta a la medida a su modelo de negocio y a cualquier tarea en la que necesite implementar automatización de procesos. Lo invitamos a contactarnos y consultar por PSFlow.

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Ventajas de usar un Business Process Management (BPM)

• Eliminar tareas duplicadas y automatizarlas.
• Incrementar la eficiencia: minimizando los errores en los procesos, reduciendo el tiempo de espera, reduciendo intervenciones humanas y evitando rehacer trabajo.
• Asegurar que las reglas de negocio sean cumplidas.
• Garantizar un nivel de servicio mediante el manejo de excepciones, el seguimiento de estados, escalamiento de incidentes, consistencia y trazabilidad en los procesos, etc.
• Ofrecer la posibilidad de modificar la forma de trabajo reduciendo el impacto que conlleva, mejorando continuamente.

Cuando se incluye la utilización de un software de gestión de flujos de trabajo no se trata únicamente de automatizar los mismos procesos existentes, sino de mejorarlos. Pese a que para algunos la automatización de un proceso ya es considerado como una importante mejora respecto al trabajo que implica hacer el mismo de forma manual, la ciencia del BPM consiste en hacer que los procesos se realicen más eficientemente.

Las herramientas o software BPM se utilizan para diseñar un enfoque sistemático que permite optimizar los procesos internos y externos de una empresa. Se utilizan para modelar, implementar y automatizar flujos de trabajo comerciales con el objetivo de mejorar el desempeño corporativo minimizando errores, duplicación de tareas, ineficiencias y mejorando la comunicación entre departamentos.

PSFlow facilita la reingeniería y automatización de procesos

Con PSFlow, es posible obtener todos los beneficios para realizar una gestión documental digitalizada para que los procesos sean más eficientes, este es un software de gestión de flujos de trabajo integral que le ayuda a solucionar problemas en los cuellos de botella además cuenta con muchos otros valores agregados.

PsFlow es una plataforma de automatización de procesos que permite diseñar, automatizar y mejorar procesos que brindan experiencias a los clientes. El software PSFlow permite a las organizaciones ser más competitivas al automatizar procesos de una manera más eficiente, una manera que le permita superar límites y seguir la visión de automatizar cualquier proceso. Lo invitamos a conocer más de nuestro software para la gestión más eficiente y efectiva de sus procesos de trabajo.

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Los flujos de trabajo son parte fundamental de los negocios que logran tener éxito. Pero no todas las empresas comprenden la importancia de crear procesos de trabajo consecuentes y sencillos, cuando se habla de lograr una mejor producción se cree en implementar sistemas muy robustos con flujos muy pesados y poco prácticos.

Las organizaciones deben de optar por nuevos paradigmas y dejar atrás las estrategias tradicionales que se encuentran obsoletas y complejas.

Flujo de trabajo 

Un flujo de trabajo, es una secuencia de etapas que conlleva a la ejecución de un objetivo en específico. Los flujos requieren de una definición, ejecución y automatización de procesos para llegar a una meta final.

Las actividades de de una organización se deben de dividir en procesos, los cuales se pueden seccionar en sub-actividades desde la más simple hasta la que conlleva más pasos. Se trata de que las actividades sean gestionadas de manera sencilla y que los resultados sean exitosos para el negocio.

Los flujos de trabajo permiten ahorrar tiempo, ya que permiten optimizar procedimientos y así se reduce el tiempo invertido en tareas que son más fáciles. Los procesos deben de ser fiables y consistentes, en este caso los gerentes de las compañías pueden distribuir mejor el uso del tiempo, para concentrarse en tareas que necesitan mayor atención.

Los flujos de trabajo disminuyen los cuellos de botella, la invención de un flujo de trabajo exige la estandarización de procesos, a través de eso los encargados de velar tendrán la capacidad de procesar simultáneamente sus tareas, lo que va mejorar la toma de decisiones y aumentar la productividad.

Mejorar la gestión informativa es parte de contar con un sistema de flujo de trabajo óptimo, en el que sea posible ver los patrones de comportamiento en un historial de los cambios realizados por los usuarios y a la vez poder hacer un seguimiento de cada toma de decisiones.

Un flujo de trabajo es óptimo dentro de la empresa cuando:

• Se analiza cómo se llevan a cabo los procesos de tu empresa
• Cumple una estandarización
• Se automatizan todos los procesos que se puedan

Predisoft Internacional S.A, tiene una excelente opción para mejorar los flujos de trabajo, PSFlow la cual ha creado una herramienta para ayudarle a gestionar los procesos de trabajo.

PsFlow le permite maximizar los beneficios del uso de flujos de trabajo. Nuestra solución le puede ordenar, gestionar y analizar los procesos de su empresa basado en una gestión simple y efectiva, facilitando la adaptación al giro de negocio.

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