Se preguntaran ¿por qué la importancia de un BPM y por qué debería adoptarla en la gestión de procesos?

Las principales razones son:

• Incrementa la productividad

Un BPM permite a las organizaciones mantener documentados, monitoreados y optimizados los procesos, así, se pueden evitar contratiempos y se eliminan aquellas tareas que son innecesarias, lo que repercute positivamente a un aumento general de la productividad empresarial. Además un BP clarifica y estandariza los procesos, permitiendo definir mejor las funciones de los colaboradores, tareas y pasos a seguir durante la realización del trabajo, de esta manera mejora la productividad.

• Reduce costos 

Según estudios “The State of BPM Market 2020” indica que el 69% de las organizaciones que optó por un BPM fue para reducir los costos e incrementar la productividad y esto es porque los procesos de negocio permiten identificar problemas de calidad, identificar costos excesivos en mano de obra y materiales de trabajo, además de eliminar procesos que no agravan a la organización, facilitando la reducción de costos y potenciando la productividad.

• Automatización del flujo de trabajo 

Un BPM permite administrar múltiples flujos de trabajo, ayudando a detectar aquellos que deben de ser mejorados y optimizados, de esta manera se fomenta la liberación de recursos, asignándolos a flujos que necesitan ser mejorados .

• Aumenta ingresos 

El uso de un BPM ayuda a las organizaciones a incrementar los ingresos, gracias al aumento de la producción, la aceleración del tiempo del mismo y además la mejora en el servicio al cliente. La optimización de procesos también acelera los tiempos de entrega, permite identificar cuellos de botella y reducir transferencias por lo que el tiempo de comercialización se hace más corto y el producto llega más rápido a las manos del comprador.

PSFlow es un BPM que le permite a usted y a los supervisores departamentales tener una visión general de los procesos de una organización. De modo que puede analizar, mejorar, monitorear y administrar los procesos con una mejor rentabilidad empresarial y aumentar la ventaja competitiva de acuerdo a la demanda del mercado actual.

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El proyecto BPM, entre otras características, implica una estrecha comunicación entre los especialistas de las tecnologías y los managers encargados de los procesos de negocio. Es destacable que al compartir información y recursos, los equipos de trabajo serán más eficientes en la gestión de los tiempos de ejecución.

Adicionalmente, el modelado de la arquitectura empresarial permite utilizar el software BPM para el diseño de los procesos comprendidos en la cadena de valor del negocio, de esta forma optimizando la planificación del trabajo.

Los empleados de tu empresa deberían disponer de herramientas de colaboración dentro de vuestro sistema de BPM. Ya se trate de foros de discusión, compartición de documentos o ejecución en equipo de tareas digitalizadas, los miembros de los distintos departamentos deberían poder contar con interfaces amigables y de fácil acceso.

La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence supone una renovada capacidad analítica y predictiva que el sistema de BPM utilizado en tu empresa debe incluir. Para ello, la solución utilizada ha de ser capaz de capturar, gestionar y analizar cualquier tipo de dato relacionado con los procesos de tu negocio.

Para esto es necesario poder capturar datos para su debida gestión y análisis. La información a recopilar depende de cada departamento y proceso específico; por ejemplo es posible citar órdenes, activos, tiempos de ejecución, leads u otros. Todos los datos recopilados deben ser compartidos en un modelo unificado de información que permita acceder a esta de forma rápida, eficiente y oportuna.

Dicho esto, es posible aspirar a una mayor facilidad en la gestión documental. La gestión por procesos da lugar a la generación de una gran cantidad de información documentada que podría resultar difícil de comprender y gestionar. Un buen sistema BPM debe incluir funcionalidades que permitan realizar esta gestión de forma rápida e intuitiva.

Es importante destacar que un proyecto BPM no consiste solo en utilizar un software especializado. Sin embargo, la aplicación de un software especializado como PSFlow permite gestionar mejor las empresas. PSFlow es una herramienta que beneficia la estrategia empresarial BPM parar mejorar la productividad, la rentabilidad y ofrece muchas ventajas. Las compañías pueden gestionar además los procesos de negocio y controlarlos mejor para que las personas responsables de cada departamento puedan actuar de manera más rápida y tomar decisiones para lograr así recortar gastos.

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Iniciemos por un concepto básico ¿Qué es un BMP? Para comprender las funcionalidades de un BPM, la cual es un modelo de Gestión de Procesos de Negocio, es una disciplina de gestión muy utilizada en todo el mundo, ya que combina la gestión empresarial con técnicas y herramientas, incluida la tecnología, que busca identificar, analizar y optimizar los procesos de las organizaciones.

Con BPM, la empresa es capaz de analizar, modelar un mapa de procesos, mejorar y controlar sus procesos de un extremo a otro.

Los beneficios de contar con un sistema BPM es que una empresa puede operar con una visión por procesos que son capaces de segmentar en detalles todas las etapas e involucrar en ellos a todos los profesionales, proveedores y clientes.

Los beneficios más notables son muchos:

• Gestión de procesos horizontal más integrada: las actividades trabajarán mediante los mismos procesos.
• Reducción de costos y desperdicios: ya que la automatización se utiliza para ahorrar tiempo y recortar recursos innecesarios.
• Ganancia de calidad y más valor para el cliente: ya que los procesos serán estandarizados y mejorados constantemente.
• Seguimiento constante de las actividades: están dentro de un mismo sistema, los datos son generados en cada proceso en donde también se puede analizar y detectar fallas.
• Mejor comunicación.
• Posibilidad de acceder a los procesos a través de diferentes dispositivos.

Implementar un sistema BPM en su empresa puede ser un desafío. A menudo requiere de un cambio de cultura en la organización y la forma de operar. A pesar de esto un BPM como lo es PSFlow le puede ayudar a planificar y ejecutar de manera sencilla su negocio.

La estrategia de implementación de un BPM es el convencimiento y la adhesión de los empleados que puede hacerse de manera paulatina y con un buen equipo que apoye el cambio y soporte al sistema.

PSFlow es una forma interesante de ver las funcionalidades para conocer bien los procesos de la organización.

Consulte por nuestro sistema PSFlow con su implementación las ganancias serán más evidentes que las dificultades.

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Un mapa de procesos es una herramienta de gestión que se utiliza para representar visualmente el flujo de trabajo de un proceso de negocio y las personas que participan en él. En las empresas, utilizar diagramas permite mejorar los procesos, así como su eficiencia. Por ejemplo, un diagrama permite identificar cuellos de botella, reprocesos, tareas que no agregan valor y otras ineficiencias.

El mapeo de procesos es fundamental en la gestión de procesos de negocio, o BPM por sus siglas en inglés. La principal función de un modelo de procesos es documentar el flujo de las actividades para optimizar y reducir la cantidad de recursos que se invierten en la misma, ya sean costos, tiempos o recurso humano.

Beneficios de la implementación de mapas de procesos

• Identificar posibilidades de mejora
• Mejorar el flujo de información entre departamentos
• Solucionar problemas de eficiencia en los procesos
• Facilitar el seguimiento de actividades
• Mejorar el rendimiento de los colaboradores
• Aumentan la satisfacción en el trabajo
• Definir roles y responsabilidades

Diagrama de flujo

El diagrama de flujo es uno de los mapas de procesos más utilizados en las organizaciones. Es la representación gráfica de un proceso o bien un algoritmo. Son comunes debido a que pueden ser utilizados en una amplia variedad de campos, esto con el fin de documentar, mejorar y comunicar procesos complejos.

El Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI) estandarizó los símbolos que se utilizan en los diagramas de flujo. Los más comunes son:

PSFlow: Software para trazar mapas de procesos

Los mapas de procesos pueden crearse manualmente, sin embargo, el máximo provecho de estos se obtiene cuando se implementa un software que no solo facilita la elaboración del diagrama, sino que permite automatizar los procesos comprendidos en él. Los avances tecnológicos hacen posible la automatización de los procesos de negocio, principalmente en aquellos casos en los que se requiera incrementar la eficiencia, reducir el error humano y definir con claridad roles y responsabilidades.

Tal es el caso de PSFlow, que permite mejorar la productividad y la rentabilidad de las empresas, además de facilitar la gestión de procesos de negocio. PsFlow es una plataforma de automatización de procesos que permite diseñar, automatizar y mejorar procesos que brindan experiencias a los clientes. El software PSFlow permite a las organizaciones ser más competitivas al automatizar procesos de una manera más eficiente, una manera que le permita superar límites y seguir la visión de automatizar cualquier proceso. Lo invitamos a conocer más de nuestro software para la gestión más eficiente y efectiva de sus procesos de trabajo.

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Para empezar, un proceso se define como un conjunto de operaciones sucesivas a las que se somete algo para transformarlo. Entendido esto, se podría afirmar que los procesos están en todas partes. Desde la transformación de materias primas en productos tangibles, hasta el procesamiento de información necesario en el desarrollo de un servicio. De igual forma un proceso puede tener por resultado final a un consumidor o cliente, así como a un usuario interno de la empresa.

La automatización de procesos consiste en diseñar flujos de trabajo (workflows) con el fin de usar la capacidad de los sistemas informáticos para llevar a cabo determinadas tareas, de esta forma reduciendo y/o eliminando la participación de personas en el monitoreo y control de las mismas.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos en las empresas?

• Dar seguimiento a partir del control de procesos de manera detallada y completa, en que se puede conocer el status de forma inmediata.
• Reducción en el tiempo de los procesos.
• Obtención de indicadores de desempeño en tiempo real.
• Identifica los cuellos de botella, las tareas que se repiten o aquellas tareas que no dan valor a la empresa.
• Facilita la búsqueda de información.
• Notifica automáticamente alertas de lo ocurrido o de un proceso.

En un negocio con un proceso de manual es posible detectar oportunidades y hacer un seguimiento hasta que se concreten. Un flujo de trabajo nos ayuda a entender y mejorar los procesos, porque permite medir la ejecución de los procesos, optimizarlos e instrumentarlas, así como aumentar significativamente el control de las actividades de los trabajadores que están involucrados en los procesos. 

Los flujos de trabajo reducen considerablemente los errores de tipeo, la falta de atención, pérdida de información y otros problemas que pueden limitar la ejecución y análisis de procesos.

PSFlow se ajusta a las necesidades de su empresa

Para que una organización innovadora y actualizada tenga éxito es necesario que se establezcan flujos de trabajo automatizados. PSFlow permite mejorar la productividad empresarial corrigiendo errores antes de que se produzcan.

PSFlow es un servicio que permite a diversas organizaciones agilizar, ordenar y evaluar el trabajo, gracias a sus formularios que proveen datos en tiempo real, adaptables a cualquier necesidad.

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¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatizar los flujos de trabajo consiste en definir una serie de tareas para completar un proceso y luego eliminar todos los pasos manuales. Es como ver organizar las fichas de un dominó y ver como caen en un patrón armonioso y orquestado.

¿Cómo le ayuda la automatización del flujo de trabajo?

Desde la administración hasta las finanzas, y desde TI hasta marketing, la automatizar los flujos de trabajo puede liberar a todos los departamentos de la carga de los procesos manuales. A continuación ejemplos de cómo todos los departamentos de su empresa pueden beneficiarse de un software como PSFlow:

Recursos humanos:

• Reduzca drásticamente el papeleo
• Busque, verifique y reclutar candidatos más rápido con aprobación automatizada
• Asegure el cumplimiento en todos los procesos
• Mejore la visibilidad del flujo de trabajo
• Proporcione una experiencia de incorporación / salida más rápida

Finanzas:

• Simplifica la gestión de documentos
• Ahorra tiempo en el proceso de aprobación
• Programa pagos automáticos para facturas recurrentes
• Crea un sistema de gestión de nómina inteligente
• Integra datos con otro software de contabilidad

Mercadeo:

• Delegue tareas repetitivas y serviles al sistema
• Colabore en flujos de trabajo con compañeros de equipo en múltiples ubicaciones
• Asegure de que todo el contenido sea aprobado por los ojos adecuados
• Establezca un proceso consistente para nutrir y da seguimiento a clientes potenciales de calidad
• Dirija automáticamente varias campañas y supervise desde un panel unificado

Ventas:

• Simplifique la creación de listas estandarizando el proceso
• Asegure que todos los clientes potenciales reciban el mismo tratamiento de alfombra roja
• Nunca deje que un cable se deslice por las grietas debido a un error
• Obtenga informes y análisis detallados sobre los procesos en curso
• Envíe correos electrónicos contextuales de bienvenida, agradecimiento o promocionales

Tecnologías de información:

• Asigne tickets y escaladas a los miembros del equipo disponibles
• Evite las solicitudes de soporte duplicadas
• Confirme las actualizaciones programadas con las partes interesadas
• Controle la TI en la sombra
• Gestione los activos y realice un seguimiento de las tendencias de uso

PSFlow se ajusta a la medida de su empresa

PSFlow es el software BPM que le permite automatizar los flujos de trabajo de su empresa, eliminando los obstáculos y procesos manuales. PSFlow se adapta a la medida a su modelo de negocio y a cualquier tarea en la que necesite implementar automatización de procesos. Lo invitamos a contactarnos y consultar por PSFlow.

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La productividad empresarial hace referencia al nivel de eficiencia que tienen los gastos invertidos

Uno de los objetivos de las empresas debe ser trabajar en los objetivos diarios para alcanzar los niveles máximos de producción, con eficiencia y eficacia en cada área departamental por la que la empresa está conformada.

Las empresas que logran tener éxito, es porque hacen gran diferencia respecto a sus competidores lo que ocasiona un posicionamiento en el mercado. En un mundo en el que se ha vuelto más tecnológico, son muchas las opciones que pueden ayudar a incrementar la productividad en una empresa y maximizar los esfuerzos.

Aumentar la productividad empresarial con PSFlow

La productividad incluye elementos que pueden intervenir para mejorarla, tales como:

– Mejoras en los procesos de producción, administración, comunicación y control.

• Uso correcto de las herramientas y manuales de control.
• Seguimiento continuo de las actividades, para corregir aquellos procesos que pueden presentar cuellos de botella.
• Cuidar el bienestar de los colaboradores.
• Avances tecnológicos 
• Disponibilidad de recursos necesarios 

Es por esta razón, que la productividad conlleva a una serie de elementos, por lo que se recomienda que se apliquen indicadores con los que pueda visualizar la productividad cada cierto tiempo.

La incorporación de equipos tecnológicos o sistemas que ayuden a incrementar la optimización de los procesos, hace que una empresa se vuelva más competitiva y reduce los altos niveles de reprocesos.

La automatización de procesos, coopera con la reducción de tiempos de horas hombre en alguna actividad específica, que además corrige o minimiza el error humano y hace que los cálculos sean más exactos.

La implementación de estos sistemas que automatizan, pueden significar una diferencia para incrementar la productividad, ya que permite llevar el control más detallado, ya sea en ventas, inventarios, compras, generación de informes y atención al cliente. Estos sistemas aumentan considerablemente los tiempos de respuesta para la toma de decisiones.

La productividad empresarial puede ser capaz de aportar beneficios a su organización para lograr una mejor posición en el mercado.

Te invitamos a consultar por nuestra herramienta PSFlow, la cual es un software BPM, ideada para el diseño, la gestión y la monitorización de procesos y que es adaptable al entorno empresarial para la automatización, la medición y la optimización. A través de flujos de trabajo y colaboración que proporcionan métricas.

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Los flujos de trabajo están relacionados con los procesos empresariales, el control del flujo de procesos en cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en ese momento, por lo que, es importante que estos procesos estén automatizados.

El control de los flujos de trabajo de una empresa, supone a la automatización de procesos y al control de las diferentes etapas, durante las cuales diferentes documentos pasan de un departamento a otro, según los procesos que ya se tengan definidos. La gestión de flujos de trabajo cuenta con una etapa previa, llamada control de flujos de información. Cabe destacar que la responsabilidad de las empresas es el análisis de cómo llega la información, como se almacena y cómo se distribuye, para generar un flujo de tareas eficiente.

Para los expertos, los flujos de trabajo no funcionan de igual manera en las empresas, sin embargo, se pueden experimentar beneficios similares, tales como:

• Mejorar la productividad del trabajo de los colaboradores en la automatización de procesos.
• Optimización de la circulación de información interna en la empresa.
• Ahorro de tiempo en tareas innecesarias.
• Proyección de métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
• Permite descubrir nuevas oportunidades de mejora en los procesos

Un flujo de trabajo permite definir claramente los registros que se requieren en los procesos de la organización, sin un flujo de trabajo definido y claro, las actividades diarias se pueden volver ineficientes e incontrolables, pues esto genera una incertidumbre a la hora de ver por qué paso se encuentra el proceso y cuáles registros se deberían de generar en cada uno de ellos.

Por lo tanto la razón más común para automatizar procesos es utilizar un software que gestione la documentación, así se puede optimizar el flujo de trabajo, controlar las actividades, ejecutarlas con cumplimiento, realizar auditorías y optimizar procesos para mejores resultados, dado que permite modelar todos los pasos de un proceso, asignando correctamente el responsable por cada paso y definiendo como lo debe de hacer.

Con PSFlow, usted puede obtener todos los beneficios para realizar una gestión documental digitalizada para que los procesos sean más eficientes, este es un software de gestión de flujos de trabajo integral que le ayuda a solucionar problemas en los cuellos de botella además cuenta con muchos otros valores agregados, por lo que lo invitamos a conocer nuestros modelos para la gestión sencilla de su empresa.

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