Por ejemplo, imaginemos un departamento de ventas; los vendedores deben de recorrer varios lugares del país y es posible que en el flujo de trabajo sus tareas y actividades serían:

El vendedor almuerza, ejecuta el pago con efectivo, solicita la factura como comprobante. Para esto; la Tarea sería: “Registrar gasto” y el participante sería: “Vendedor”.

O bien, otro ejemplo, Una persona del equipo de administración debe de revisar los comprobantes uno a uno, debe revisar que estén bien, rechazar unos y aprobar otros. Por lo tanto sería así: Tarea: recibir comprobantes / participante: administración.

Un ejemplo más, alguna persona del departamento de RRHH recibe los comprobantes autorizados y agrega a la liquidación del sueldo del vendedor los importes correspondientes. Tares: pagar viático / Participante: RRHH

El flujo de trabajo puede ser completamente manual, como los ejemplos anteriores , sin embargo hoy día podemos aprovechar la tecnología para automatizar, de esta forma podemos ahorrar costos, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad de trabajo.

Por lo que hemos creado una plataforma que simplifica el trabajo de automatizar las actividades de las empresas, se trata de PSFlow el cual permite la definición de un workflow que interpreta la definición para ejecutar de manera exitosa el flujo, asignar las tareas a los participantes, teniendo en cuenta las reglas de negocio y normas de la organización.

Los beneficios de contar con flujos de trabajo impactarán positivamente a tus clientes y proveedores, esto es, un proceso de intercambio y recopilación de información con personas externas en tu empresa ya que habrá mayor control del estado de los procesos, mejor comunicación con clientes, mayor coordinación, mejora el control detallado de los tiempos en procesos.

Por otro lado, la integración de los flujos de trabajo y la gestión de la documentación puede beneficiar al equipo y empresa en general, ya que permitirá una mayor coordinación y fluidez de información de los procesos internos de la empresa.

En Predisoft ayudamos a las empresas a desarrollar un workflow y gestionar la documentación e información de sus clientes y procesos internos de forma ágil y segura.

Puede probar nuestra plataforma haciendo una prueba de concepto por un tiempo de dos meses o, si lo prefieres, puedes contactarnos para hablar y resolver cualquier duda que tengas.

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La gestión y aprobación de ordenes de compra es de los procesos que toda organización debe de diseñar. Implementar un procedimiento completo de aprobación de compras puede ser complejo debido a la enorme variabilidad. Este proceso se puede automatizar con un proceso de BPM (Business Process Management) el cual puede traernos innumerables ventajas, algunas de estas son las siguientes:

Reducción de los tiempos de ejecución: Un diseño correcto del proceso, desde la generación de a solicitud de compra hasta su aprobación final, se logra conseguir que las solicitudes se envíen automáticamente a los responsables de autorizarlos en función de los criterios que se establezcan aprobando un valor extra con relación a la posibilidad de consultar información de apoyo para su aprobación.

Coordinación automatizada de las tareas que intervienen en el proceso: Un vez que el diseño se diseña con un aplicativo BPM, será el mismo el que se encargara de distribuir las tareas que corresponden a los involucrados, con el tiempo asignado y prioridad de ejecución así proporcionándoles la información necesaria para resolver el factor tiempo. 

Obtención de trazabilidad completa de todas las operaciones de compra: al guardar la secuencia de todas las fases del proceso, los involucrados en el proceso podrán conocer en todo momento en que estado se encuentra la solicitud sin necesidad de comunicarse directamente con los agentes, lo que evita permite una mejor gestión del tiempo de trabajo en cada persona. La trazabilidad de las fases del proceso permiten optimizar y mejorar diseño de procesos en nuestra compañía.

Aprenda cómo mejorar la productividad a través de BPM

PSFlow: la herramienta ideal para ejecutar el proceso de aprobación de compras

El sistema PSFlow se puede definir como una herramienta empresarial que permite a las empresas diseñar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o de manera transversal en toda la compañía.

Entre algunas areas de negocio en las que podría intervenir un PSFlow, son en aquellos procesos que lleva a cabo un departamento de compras. La correcta implementación y utilización asegura la optimización de los procesos de adquisidor ayudando a cumplir de manera efectiva el cumplimiento de las políticas empresariales. 

Conozca PSFlow, póngase en contacto con nosotros y le ampliaremos la funcionalidad de este BPM

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Muchas organizaciones apoyan la práctica de automatizar procesos para fortalecer  y garantizar el alcance de mejores resultados con el fin de buscar formas más eficientes de realizar actividades. Por lo tanto las tareas que se realizan de manera manual se puede realizar en forma digital, así pues los colaboradores pueden dar valor agregado a otras tareas. De modo que genera alto impacto en la disminución de costos y un mejor aprovechamiento del tiempo,  generando mayor eficiencia y productividad.

Automatizar procesos trae buenos beneficios para las organizaciones, requiere planificación, definición de objetivos y prioridades. Por lo que existen procesos que pueden ser automatizados. Conozca los beneficios de la automatización de procesos.

Tipos de procesos que pueden ser automatizados por medio de PSFlow BPM

Existen varios tipos de procesos que se pueden automatizar a través de PSFlow, de los cuales le comentamos:

• Procesos Repetitivos: Comenzar por los procesos repetitivos es más simple, los resultados pueden ser comprobados en poco tiempo teniendo éxito ya que se puede visibilizar junto a los gestores otro tipo de iniciativa.
• Procesos con gran cantidad de errores: Los flujos de trabajo generalmente visibilizan áreas de trabajo que involucran gran cantidad de personas, por lo que se puede observar las fuentes de atrasos, los errores, el retrabajo que a la larga generan costos innecesarios para la empresa, de modo que la automatización puede prevenir este tipo de situaciones.
• Procesos demasiado lentos: Algunos procesos dependen de cuestiones legales, y para avanzar son necesarios de esa acción externa que no están bajo el control de la empresa, por lo que si estas actividades se logran automatizar se puede evitar la pérdida de información.
• Procesos dispersos: Existen procesos de negocio que no se encuentran centralizados que dificultan el acompañamiento, el control de plazos y de responsabilidades. De modo que la automatización de este proceso puede traer consigo la agilidad de centralizar la información.

Un BPM puede ser definido como una estrategia para administrar y mejorar el desempeño de una organización, las actividades por medio de un BPM abarcan concepciones y descubrimientos por medio de la implementación y de la gestión de la ejecución de procesos respetando las etapas:

• Modelaje de procesos de negocio 

Se modela el proceso, o sea se hace una descripción visual de la secuencia de actividades, flujos y responsables.

• Automatización del proceso 

Proceso diagramado, para dar uso a la tecnología. Se trata de traducir el proceso de modelado en algo ejecutable.

• Medición y análisis del proceso 

Debe de haber un automatizado con un sistema, se precisa identificar principales indicadores de desempeño

• Mejora y perfeccionamiento

Una vez que se haya cumplido con las etapas anteriores, es hora de detectar oportunidades de mejora. Ajustes en las cargas de trabajo, redistribución de recursos y eliminación de actividades que no agregan valor, son ejemplos de mejoras que se pueden perfeccionar.

PSFlow es un BPM que ayuda a mejorar la productividad, la rentabilidad y ofrece muchas ventajas. Las compañías pueden gestionar además los procesos de negocio y controlarlos mejor para que las personas responsables de cada departamento puedan actuar de manera más rápida y tomar decisiones para lograr así recortar gastos.

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