Por ejemplo, imaginemos un departamento de ventas; los vendedores deben de recorrer varios lugares del país y es posible que en el flujo de trabajo sus tareas y actividades serían:

El vendedor almuerza, ejecuta el pago con efectivo, solicita la factura como comprobante. Para esto; la Tarea sería: “Registrar gasto” y el participante sería: “Vendedor”.

O bien, otro ejemplo, Una persona del equipo de administración debe de revisar los comprobantes uno a uno, debe revisar que estén bien, rechazar unos y aprobar otros. Por lo tanto sería así: Tarea: recibir comprobantes / participante: administración.

Un ejemplo más, alguna persona del departamento de RRHH recibe los comprobantes autorizados y agrega a la liquidación del sueldo del vendedor los importes correspondientes. Tares: pagar viático / Participante: RRHH

El flujo de trabajo puede ser completamente manual, como los ejemplos anteriores , sin embargo hoy día podemos aprovechar la tecnología para automatizar, de esta forma podemos ahorrar costos, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad de trabajo.

Por lo que hemos creado una plataforma que simplifica el trabajo de automatizar las actividades de las empresas, se trata de PSFlow el cual permite la definición de un workflow que interpreta la definición para ejecutar de manera exitosa el flujo, asignar las tareas a los participantes, teniendo en cuenta las reglas de negocio y normas de la organización.

Los beneficios de contar con flujos de trabajo impactarán positivamente a tus clientes y proveedores, esto es, un proceso de intercambio y recopilación de información con personas externas en tu empresa ya que habrá mayor control del estado de los procesos, mejor comunicación con clientes, mayor coordinación, mejora el control detallado de los tiempos en procesos.

Por otro lado, la integración de los flujos de trabajo y la gestión de la documentación puede beneficiar al equipo y empresa en general, ya que permitirá una mayor coordinación y fluidez de información de los procesos internos de la empresa.

En Predisoft ayudamos a las empresas a desarrollar un workflow y gestionar la documentación e información de sus clientes y procesos internos de forma ágil y segura.

Puede probar nuestra plataforma haciendo una prueba de concepto por un tiempo de dos meses o, si lo prefieres, puedes contactarnos para hablar y resolver cualquier duda que tengas.

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Se preguntaran ¿por qué la importancia de un BPM y por qué debería adoptarla en la gestión de procesos?

Las principales razones son:

• Incrementa la productividad

Un BPM permite a las organizaciones mantener documentados, monitoreados y optimizados los procesos, así, se pueden evitar contratiempos y se eliminan aquellas tareas que son innecesarias, lo que repercute positivamente a un aumento general de la productividad empresarial. Además un BP clarifica y estandariza los procesos, permitiendo definir mejor las funciones de los colaboradores, tareas y pasos a seguir durante la realización del trabajo, de esta manera mejora la productividad.

• Reduce costos 

Según estudios “The State of BPM Market 2020” indica que el 69% de las organizaciones que optó por un BPM fue para reducir los costos e incrementar la productividad y esto es porque los procesos de negocio permiten identificar problemas de calidad, identificar costos excesivos en mano de obra y materiales de trabajo, además de eliminar procesos que no agravan a la organización, facilitando la reducción de costos y potenciando la productividad.

• Automatización del flujo de trabajo 

Un BPM permite administrar múltiples flujos de trabajo, ayudando a detectar aquellos que deben de ser mejorados y optimizados, de esta manera se fomenta la liberación de recursos, asignándolos a flujos que necesitan ser mejorados .

• Aumenta ingresos 

El uso de un BPM ayuda a las organizaciones a incrementar los ingresos, gracias al aumento de la producción, la aceleración del tiempo del mismo y además la mejora en el servicio al cliente. La optimización de procesos también acelera los tiempos de entrega, permite identificar cuellos de botella y reducir transferencias por lo que el tiempo de comercialización se hace más corto y el producto llega más rápido a las manos del comprador.

PSFlow es un BPM que le permite a usted y a los supervisores departamentales tener una visión general de los procesos de una organización. De modo que puede analizar, mejorar, monitorear y administrar los procesos con una mejor rentabilidad empresarial y aumentar la ventaja competitiva de acuerdo a la demanda del mercado actual.

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El proyecto BPM, entre otras características, implica una estrecha comunicación entre los especialistas de las tecnologías y los managers encargados de los procesos de negocio. Es destacable que al compartir información y recursos, los equipos de trabajo serán más eficientes en la gestión de los tiempos de ejecución.

Adicionalmente, el modelado de la arquitectura empresarial permite utilizar el software BPM para el diseño de los procesos comprendidos en la cadena de valor del negocio, de esta forma optimizando la planificación del trabajo.

Los empleados de tu empresa deberían disponer de herramientas de colaboración dentro de vuestro sistema de BPM. Ya se trate de foros de discusión, compartición de documentos o ejecución en equipo de tareas digitalizadas, los miembros de los distintos departamentos deberían poder contar con interfaces amigables y de fácil acceso.

La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence supone una renovada capacidad analítica y predictiva que el sistema de BPM utilizado en tu empresa debe incluir. Para ello, la solución utilizada ha de ser capaz de capturar, gestionar y analizar cualquier tipo de dato relacionado con los procesos de tu negocio.

Para esto es necesario poder capturar datos para su debida gestión y análisis. La información a recopilar depende de cada departamento y proceso específico; por ejemplo es posible citar órdenes, activos, tiempos de ejecución, leads u otros. Todos los datos recopilados deben ser compartidos en un modelo unificado de información que permita acceder a esta de forma rápida, eficiente y oportuna.

Dicho esto, es posible aspirar a una mayor facilidad en la gestión documental. La gestión por procesos da lugar a la generación de una gran cantidad de información documentada que podría resultar difícil de comprender y gestionar. Un buen sistema BPM debe incluir funcionalidades que permitan realizar esta gestión de forma rápida e intuitiva.

Es importante destacar que un proyecto BPM no consiste solo en utilizar un software especializado. Sin embargo, la aplicación de un software especializado como PSFlow permite gestionar mejor las empresas. PSFlow es una herramienta que beneficia la estrategia empresarial BPM parar mejorar la productividad, la rentabilidad y ofrece muchas ventajas. Las compañías pueden gestionar además los procesos de negocio y controlarlos mejor para que las personas responsables de cada departamento puedan actuar de manera más rápida y tomar decisiones para lograr así recortar gastos.

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Iniciemos por un concepto básico ¿Qué es un BMP? Para comprender las funcionalidades de un BPM, la cual es un modelo de Gestión de Procesos de Negocio, es una disciplina de gestión muy utilizada en todo el mundo, ya que combina la gestión empresarial con técnicas y herramientas, incluida la tecnología, que busca identificar, analizar y optimizar los procesos de las organizaciones.

Con BPM, la empresa es capaz de analizar, modelar un mapa de procesos, mejorar y controlar sus procesos de un extremo a otro.

Los beneficios de contar con un sistema BPM es que una empresa puede operar con una visión por procesos que son capaces de segmentar en detalles todas las etapas e involucrar en ellos a todos los profesionales, proveedores y clientes.

Los beneficios más notables son muchos:

• Gestión de procesos horizontal más integrada: las actividades trabajarán mediante los mismos procesos.
• Reducción de costos y desperdicios: ya que la automatización se utiliza para ahorrar tiempo y recortar recursos innecesarios.
• Ganancia de calidad y más valor para el cliente: ya que los procesos serán estandarizados y mejorados constantemente.
• Seguimiento constante de las actividades: están dentro de un mismo sistema, los datos son generados en cada proceso en donde también se puede analizar y detectar fallas.
• Mejor comunicación.
• Posibilidad de acceder a los procesos a través de diferentes dispositivos.

Implementar un sistema BPM en su empresa puede ser un desafío. A menudo requiere de un cambio de cultura en la organización y la forma de operar. A pesar de esto un BPM como lo es PSFlow le puede ayudar a planificar y ejecutar de manera sencilla su negocio.

La estrategia de implementación de un BPM es el convencimiento y la adhesión de los empleados que puede hacerse de manera paulatina y con un buen equipo que apoye el cambio y soporte al sistema.

PSFlow es una forma interesante de ver las funcionalidades para conocer bien los procesos de la organización.

Consulte por nuestro sistema PSFlow con su implementación las ganancias serán más evidentes que las dificultades.

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La gestión y aprobación de ordenes de compra es de los procesos que toda organización debe de diseñar. Implementar un procedimiento completo de aprobación de compras puede ser complejo debido a la enorme variabilidad. Este proceso se puede automatizar con un proceso de BPM (Business Process Management) el cual puede traernos innumerables ventajas, algunas de estas son las siguientes:

Reducción de los tiempos de ejecución: Un diseño correcto del proceso, desde la generación de a solicitud de compra hasta su aprobación final, se logra conseguir que las solicitudes se envíen automáticamente a los responsables de autorizarlos en función de los criterios que se establezcan aprobando un valor extra con relación a la posibilidad de consultar información de apoyo para su aprobación.

Coordinación automatizada de las tareas que intervienen en el proceso: Un vez que el diseño se diseña con un aplicativo BPM, será el mismo el que se encargara de distribuir las tareas que corresponden a los involucrados, con el tiempo asignado y prioridad de ejecución así proporcionándoles la información necesaria para resolver el factor tiempo. 

Obtención de trazabilidad completa de todas las operaciones de compra: al guardar la secuencia de todas las fases del proceso, los involucrados en el proceso podrán conocer en todo momento en que estado se encuentra la solicitud sin necesidad de comunicarse directamente con los agentes, lo que evita permite una mejor gestión del tiempo de trabajo en cada persona. La trazabilidad de las fases del proceso permiten optimizar y mejorar diseño de procesos en nuestra compañía.

Aprenda cómo mejorar la productividad a través de BPM

PSFlow: la herramienta ideal para ejecutar el proceso de aprobación de compras

El sistema PSFlow se puede definir como una herramienta empresarial que permite a las empresas diseñar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o de manera transversal en toda la compañía.

Entre algunas areas de negocio en las que podría intervenir un PSFlow, son en aquellos procesos que lleva a cabo un departamento de compras. La correcta implementación y utilización asegura la optimización de los procesos de adquisidor ayudando a cumplir de manera efectiva el cumplimiento de las políticas empresariales. 

Conozca PSFlow, póngase en contacto con nosotros y le ampliaremos la funcionalidad de este BPM

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Un mapa de procesos es una herramienta de gestión que se utiliza para representar visualmente el flujo de trabajo de un proceso de negocio y las personas que participan en él. En las empresas, utilizar diagramas permite mejorar los procesos, así como su eficiencia. Por ejemplo, un diagrama permite identificar cuellos de botella, reprocesos, tareas que no agregan valor y otras ineficiencias.

El mapeo de procesos es fundamental en la gestión de procesos de negocio, o BPM por sus siglas en inglés. La principal función de un modelo de procesos es documentar el flujo de las actividades para optimizar y reducir la cantidad de recursos que se invierten en la misma, ya sean costos, tiempos o recurso humano.

Beneficios de la implementación de mapas de procesos

• Identificar posibilidades de mejora
• Mejorar el flujo de información entre departamentos
• Solucionar problemas de eficiencia en los procesos
• Facilitar el seguimiento de actividades
• Mejorar el rendimiento de los colaboradores
• Aumentan la satisfacción en el trabajo
• Definir roles y responsabilidades

Diagrama de flujo

El diagrama de flujo es uno de los mapas de procesos más utilizados en las organizaciones. Es la representación gráfica de un proceso o bien un algoritmo. Son comunes debido a que pueden ser utilizados en una amplia variedad de campos, esto con el fin de documentar, mejorar y comunicar procesos complejos.

El Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI) estandarizó los símbolos que se utilizan en los diagramas de flujo. Los más comunes son:

PSFlow: Software para trazar mapas de procesos

Los mapas de procesos pueden crearse manualmente, sin embargo, el máximo provecho de estos se obtiene cuando se implementa un software que no solo facilita la elaboración del diagrama, sino que permite automatizar los procesos comprendidos en él. Los avances tecnológicos hacen posible la automatización de los procesos de negocio, principalmente en aquellos casos en los que se requiera incrementar la eficiencia, reducir el error humano y definir con claridad roles y responsabilidades.

Tal es el caso de PSFlow, que permite mejorar la productividad y la rentabilidad de las empresas, además de facilitar la gestión de procesos de negocio. PsFlow es una plataforma de automatización de procesos que permite diseñar, automatizar y mejorar procesos que brindan experiencias a los clientes. El software PSFlow permite a las organizaciones ser más competitivas al automatizar procesos de una manera más eficiente, una manera que le permita superar límites y seguir la visión de automatizar cualquier proceso. Lo invitamos a conocer más de nuestro software para la gestión más eficiente y efectiva de sus procesos de trabajo.

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Muchas organizaciones apoyan la práctica de automatizar procesos para fortalecer  y garantizar el alcance de mejores resultados con el fin de buscar formas más eficientes de realizar actividades. Por lo tanto las tareas que se realizan de manera manual se puede realizar en forma digital, así pues los colaboradores pueden dar valor agregado a otras tareas. De modo que genera alto impacto en la disminución de costos y un mejor aprovechamiento del tiempo,  generando mayor eficiencia y productividad.

Automatizar procesos trae buenos beneficios para las organizaciones, requiere planificación, definición de objetivos y prioridades. Por lo que existen procesos que pueden ser automatizados. Conozca los beneficios de la automatización de procesos.

Tipos de procesos que pueden ser automatizados por medio de PSFlow BPM

Existen varios tipos de procesos que se pueden automatizar a través de PSFlow, de los cuales le comentamos:

• Procesos Repetitivos: Comenzar por los procesos repetitivos es más simple, los resultados pueden ser comprobados en poco tiempo teniendo éxito ya que se puede visibilizar junto a los gestores otro tipo de iniciativa.
• Procesos con gran cantidad de errores: Los flujos de trabajo generalmente visibilizan áreas de trabajo que involucran gran cantidad de personas, por lo que se puede observar las fuentes de atrasos, los errores, el retrabajo que a la larga generan costos innecesarios para la empresa, de modo que la automatización puede prevenir este tipo de situaciones.
• Procesos demasiado lentos: Algunos procesos dependen de cuestiones legales, y para avanzar son necesarios de esa acción externa que no están bajo el control de la empresa, por lo que si estas actividades se logran automatizar se puede evitar la pérdida de información.
• Procesos dispersos: Existen procesos de negocio que no se encuentran centralizados que dificultan el acompañamiento, el control de plazos y de responsabilidades. De modo que la automatización de este proceso puede traer consigo la agilidad de centralizar la información.

Un BPM puede ser definido como una estrategia para administrar y mejorar el desempeño de una organización, las actividades por medio de un BPM abarcan concepciones y descubrimientos por medio de la implementación y de la gestión de la ejecución de procesos respetando las etapas:

• Modelaje de procesos de negocio 

Se modela el proceso, o sea se hace una descripción visual de la secuencia de actividades, flujos y responsables.

• Automatización del proceso 

Proceso diagramado, para dar uso a la tecnología. Se trata de traducir el proceso de modelado en algo ejecutable.

• Medición y análisis del proceso 

Debe de haber un automatizado con un sistema, se precisa identificar principales indicadores de desempeño

• Mejora y perfeccionamiento

Una vez que se haya cumplido con las etapas anteriores, es hora de detectar oportunidades de mejora. Ajustes en las cargas de trabajo, redistribución de recursos y eliminación de actividades que no agregan valor, son ejemplos de mejoras que se pueden perfeccionar.

PSFlow es un BPM que ayuda a mejorar la productividad, la rentabilidad y ofrece muchas ventajas. Las compañías pueden gestionar además los procesos de negocio y controlarlos mejor para que las personas responsables de cada departamento puedan actuar de manera más rápida y tomar decisiones para lograr así recortar gastos.

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Para empezar, un proceso se define como un conjunto de operaciones sucesivas a las que se somete algo para transformarlo. Entendido esto, se podría afirmar que los procesos están en todas partes. Desde la transformación de materias primas en productos tangibles, hasta el procesamiento de información necesario en el desarrollo de un servicio. De igual forma un proceso puede tener por resultado final a un consumidor o cliente, así como a un usuario interno de la empresa.

La automatización de procesos consiste en diseñar flujos de trabajo (workflows) con el fin de usar la capacidad de los sistemas informáticos para llevar a cabo determinadas tareas, de esta forma reduciendo y/o eliminando la participación de personas en el monitoreo y control de las mismas.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos en las empresas?

• Dar seguimiento a partir del control de procesos de manera detallada y completa, en que se puede conocer el status de forma inmediata.
• Reducción en el tiempo de los procesos.
• Obtención de indicadores de desempeño en tiempo real.
• Identifica los cuellos de botella, las tareas que se repiten o aquellas tareas que no dan valor a la empresa.
• Facilita la búsqueda de información.
• Notifica automáticamente alertas de lo ocurrido o de un proceso.

En un negocio con un proceso de manual es posible detectar oportunidades y hacer un seguimiento hasta que se concreten. Un flujo de trabajo nos ayuda a entender y mejorar los procesos, porque permite medir la ejecución de los procesos, optimizarlos e instrumentarlas, así como aumentar significativamente el control de las actividades de los trabajadores que están involucrados en los procesos. 

Los flujos de trabajo reducen considerablemente los errores de tipeo, la falta de atención, pérdida de información y otros problemas que pueden limitar la ejecución y análisis de procesos.

PSFlow se ajusta a las necesidades de su empresa

Para que una organización innovadora y actualizada tenga éxito es necesario que se establezcan flujos de trabajo automatizados. PSFlow permite mejorar la productividad empresarial corrigiendo errores antes de que se produzcan.

PSFlow es un servicio que permite a diversas organizaciones agilizar, ordenar y evaluar el trabajo, gracias a sus formularios que proveen datos en tiempo real, adaptables a cualquier necesidad.

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¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatizar los flujos de trabajo consiste en definir una serie de tareas para completar un proceso y luego eliminar todos los pasos manuales. Es como ver organizar las fichas de un dominó y ver como caen en un patrón armonioso y orquestado.

¿Cómo le ayuda la automatización del flujo de trabajo?

Desde la administración hasta las finanzas, y desde TI hasta marketing, la automatizar los flujos de trabajo puede liberar a todos los departamentos de la carga de los procesos manuales. A continuación ejemplos de cómo todos los departamentos de su empresa pueden beneficiarse de un software como PSFlow:

Recursos humanos:

• Reduzca drásticamente el papeleo
• Busque, verifique y reclutar candidatos más rápido con aprobación automatizada
• Asegure el cumplimiento en todos los procesos
• Mejore la visibilidad del flujo de trabajo
• Proporcione una experiencia de incorporación / salida más rápida

Finanzas:

• Simplifica la gestión de documentos
• Ahorra tiempo en el proceso de aprobación
• Programa pagos automáticos para facturas recurrentes
• Crea un sistema de gestión de nómina inteligente
• Integra datos con otro software de contabilidad

Mercadeo:

• Delegue tareas repetitivas y serviles al sistema
• Colabore en flujos de trabajo con compañeros de equipo en múltiples ubicaciones
• Asegure de que todo el contenido sea aprobado por los ojos adecuados
• Establezca un proceso consistente para nutrir y da seguimiento a clientes potenciales de calidad
• Dirija automáticamente varias campañas y supervise desde un panel unificado

Ventas:

• Simplifique la creación de listas estandarizando el proceso
• Asegure que todos los clientes potenciales reciban el mismo tratamiento de alfombra roja
• Nunca deje que un cable se deslice por las grietas debido a un error
• Obtenga informes y análisis detallados sobre los procesos en curso
• Envíe correos electrónicos contextuales de bienvenida, agradecimiento o promocionales

Tecnologías de información:

• Asigne tickets y escaladas a los miembros del equipo disponibles
• Evite las solicitudes de soporte duplicadas
• Confirme las actualizaciones programadas con las partes interesadas
• Controle la TI en la sombra
• Gestione los activos y realice un seguimiento de las tendencias de uso

PSFlow se ajusta a la medida de su empresa

PSFlow es el software BPM que le permite automatizar los flujos de trabajo de su empresa, eliminando los obstáculos y procesos manuales. PSFlow se adapta a la medida a su modelo de negocio y a cualquier tarea en la que necesite implementar automatización de procesos. Lo invitamos a contactarnos y consultar por PSFlow.

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Ventajas de usar un Business Process Management (BPM)

• Eliminar tareas duplicadas y automatizarlas.
• Incrementar la eficiencia: minimizando los errores en los procesos, reduciendo el tiempo de espera, reduciendo intervenciones humanas y evitando rehacer trabajo.
• Asegurar que las reglas de negocio sean cumplidas.
• Garantizar un nivel de servicio mediante el manejo de excepciones, el seguimiento de estados, escalamiento de incidentes, consistencia y trazabilidad en los procesos, etc.
• Ofrecer la posibilidad de modificar la forma de trabajo reduciendo el impacto que conlleva, mejorando continuamente.

Cuando se incluye la utilización de un software de gestión de flujos de trabajo no se trata únicamente de automatizar los mismos procesos existentes, sino de mejorarlos. Pese a que para algunos la automatización de un proceso ya es considerado como una importante mejora respecto al trabajo que implica hacer el mismo de forma manual, la ciencia del BPM consiste en hacer que los procesos se realicen más eficientemente.

Las herramientas o software BPM se utilizan para diseñar un enfoque sistemático que permite optimizar los procesos internos y externos de una empresa. Se utilizan para modelar, implementar y automatizar flujos de trabajo comerciales con el objetivo de mejorar el desempeño corporativo minimizando errores, duplicación de tareas, ineficiencias y mejorando la comunicación entre departamentos.

PSFlow facilita la reingeniería y automatización de procesos

Con PSFlow, es posible obtener todos los beneficios para realizar una gestión documental digitalizada para que los procesos sean más eficientes, este es un software de gestión de flujos de trabajo integral que le ayuda a solucionar problemas en los cuellos de botella además cuenta con muchos otros valores agregados.

PsFlow es una plataforma de automatización de procesos que permite diseñar, automatizar y mejorar procesos que brindan experiencias a los clientes. El software PSFlow permite a las organizaciones ser más competitivas al automatizar procesos de una manera más eficiente, una manera que le permita superar límites y seguir la visión de automatizar cualquier proceso. Lo invitamos a conocer más de nuestro software para la gestión más eficiente y efectiva de sus procesos de trabajo.

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