¿Qué es un flujo de trabajo y por qué es importante?

Los flujos de trabajo están relacionados con los procesos empresariales, el control del flujo de procesos en cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en ese momento, por lo que, es importante que estos procesos estén automatizados.

El control de los flujos de trabajo de una empresa, supone a la automatización de procesos y al control de las diferentes etapas, durante las cuales diferentes documentos pasan de un departamento a otro, según los procesos que ya se tengan definidos. La gestión de flujos de trabajo cuenta con una etapa previa, llamada control de flujos de información. Cabe destacar que la responsabilidad de las empresas es el análisis de cómo llega la información, como se almacena y cómo se distribuye, para generar un flujo de tareas eficiente.

Para los expertos, los flujos de trabajo no funcionan de igual manera en las empresas, sin embargo, se pueden experimentar beneficios similares, tales como:

• Mejorar la productividad del trabajo de los colaboradores en la automatización de procesos.
• Optimización de la circulación de información interna en la empresa.
• Ahorro de tiempo en tareas innecesarias.
• Proyección de métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
• Permite descubrir nuevas oportunidades de mejora en los procesos

Un flujo de trabajo permite definir claramente los registros que se requieren en los procesos de la organización, sin un flujo de trabajo definido y claro, las actividades diarias se pueden volver ineficientes e incontrolables, pues esto genera una incertidumbre a la hora de ver por qué paso se encuentra el proceso y cuáles registros se deberían de generar en cada uno de ellos.

Por lo tanto la razón más común para automatizar procesos es utilizar un software que gestione la documentación, así se puede optimizar el flujo de trabajo, controlar las actividades, ejecutarlas con cumplimiento, realizar auditorías y optimizar procesos para mejores resultados, dado que permite modelar todos los pasos de un proceso, asignando correctamente el responsable por cada paso y definiendo como lo debe de hacer.

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