Durante el proceso de aprobación de compras, controlar el gasto es una necesidad que comparten todas las empresas que se preocupan en racionalizar los costos. Uno de los problemas que ven las empresas es controlar eficientemente esta gestión, de manera que esta actividad requiere un consumo importante de tiempo y puede presentar ineficiencia en la coordinación.

La gestión y aprobación de ordenes de compra es de los procesos que toda organización debe de diseñar. Implementar un procedimiento completo de aprobación de compras puede ser complejo debido a la enorme variabilidad. Este proceso se puede automatizar con un proceso de BPM (Business Process Management) el cual puede traernos innumerables ventajas, algunas de estas son las siguientes:

Reducción de los tiempos de ejecución: Un diseño correcto del proceso, desde la generación de a solicitud de compra hasta su aprobación final, se logra conseguir que las solicitudes se envíen automáticamente a los responsables de autorizarlos en función de los criterios que se establezcan aprobando un valor extra con relación a la posibilidad de consultar información de apoyo para su aprobación.

Coordinación automatizada de las tareas que intervienen en el proceso: Un vez que el diseño se diseña con un aplicativo BPM, será el mismo el que se encargara de distribuir las tareas que corresponden a los involucrados, con el tiempo asignado y prioridad de ejecución así proporcionándoles la información necesaria para resolver el factor tiempo. 

Obtención de trazabilidad completa de todas las operaciones de compra: al guardar la secuencia de todas las fases del proceso, los involucrados en el proceso podrán conocer en todo momento en que estado se encuentra la solicitud sin necesidad de comunicarse directamente con los agentes, lo que evita permite una mejor gestión del tiempo de trabajo en cada persona. La trazabilidad de las fases del proceso permiten optimizar y mejorar diseño de procesos en nuestra compañía.

Aprenda cómo mejorar la productividad a través de BPM

PSFlow: la herramienta ideal para ejecutar el proceso de aprobación de compras

El sistema PSFlow se puede definir como una herramienta empresarial que permite a las empresas diseñar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o de manera transversal en toda la compañía.

Entre algunas areas de negocio en las que podría intervenir un PSFlow, son en aquellos procesos que lleva a cabo un departamento de compras. La correcta implementación y utilización asegura la optimización de los procesos de adquisidor ayudando a cumplir de manera efectiva el cumplimiento de las políticas empresariales. 

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