Un workflow o flujo de trabajo es una forma de automatizar los procesos de trabajo que desarrolla una empresa o trabajador. Dentro de esta automatización, las tareas a realizar fluyen a través de una jerarquía determinada, por lo que se mueve por reglas o patrones antes establecidos. Los workflows son procesos que se vuelven automáticos, organizados y racionalizados. Por esta razón el workflow debe ser ágil y eficiente para mejorar la productividad de la empresa y de los trabajadores.

Lo primero que debe de saber es que existen diferentes tipos de workflow según la actividad que desarrolla la empresa y aquello que se quiera organizar. Los tres tipos de workflow que existen son los siguientes:

• Workflow Ad hoc: este es un sistema de trabajo que no cuenta con normas y reglas rígidas, por lo que se pueden modificar durante el proceso de trabajo.
• Workflow de producción: es un sistema flexible limitado, se trata de un sistema de dirección preestablecida y conocida por todos.
• Workflow administrativo: este es un sistema que se encuentra en un punto medio entre los dos anteriores, es empleado para tareas sin estructura definida, o que son muy repetitivas y previsibles, por lo que cuenta con unas reglas simples.

Para realizar un flujo de trabajo ágil se debe de tomar en cuenta los siguientes pasos:

Definir los objetivos 

Como en cualquier proceso, definir los objetivos debe de ser lo primero, lo que se quiere conseguir.Esto es lo que va a orientar todo el proceso, por lo que su correcta definición ayudará en el futuro para medir y valorar los resultados.

Diseño 

En este paso se debe de elaborar un esquema en el que puedan quedar reflejados de forma visual todos los pasos que se deben de seguir y cuales son las posibles variaciones para que estas queden bien definidas. ¿Cómo diagramar y optimizar procesos?

Implementar 

Momento de poner a prueba el proceso anterior. Es importante que se implemente una versión de prueba y luego pasar a la acción real, de esta forma se evitarán grandes errores que podrían afectar la imagen de la empresa.

Medir los resultados

Este es el último paso, y es evaluar cómo ha ido todo lo antes planteado, en este paso se deben de medir los resultados evaluando el rendimiento mediante métricas. Si no se ha conseguido los objetivos se debe de realizar una fase de diseño y realizar los cambios oportunos. 

Ventajas de automatizar los flujos de trabajo 

Los flujos de trabajo automatizados afectan positivamente a la productividad, pero también aportan beneficios como:

• Mejora el proceso interno, la planificación de tareas y la toma de decisiones.
• Ahorra tiempo e incentiva la productividad.
• Afecta positivamente a la comunicación interna de la empresa.
• Define con claridad la división de trabajo y definición de tareas.

PsFlow es un BPM que le ayuda a crear flujos de trabajo ágiles, mejora la productividad, la rentabilidad, entre otros beneficios. Con esta herramienta las compañías pueden gestionar los procesos de negocio mejorando el alcance de sus tareas, así como reduciendo costos y plazos de entrega. Lo invitamos a conocer más de nuestro software para la gestión más eficiente y efectiva de sus procesos de trabajo.